Tous les projets de dématérialisation de flux entrants (factures, bons de commandes, notes de frais, rapports…) commencent par une réflexion sur l’étape de numérisation des documents physiques.
Remarque : si vous souhaitez sous-traiter totalement votre service courrier, les questions seront les mêmes il faudra cependant voir à compléter avec des critères de coûts, délais et qualité.
- Quel est mon volume quotidien de courrier reçus ?
- Quelle équipe en place dans la structure ?
- Quels types de courriers (structurés ou non structurés) sont reçus par mon entreprise ? (Pensez éventuellement à l’évolutivité vers les emails, fax ou autres documents office)
- Combien de pages par courrier les clients envoient-ils en moyenne ?
- Quels sont les problèmes actuels (délais de mise à disposition en GED ou délais de traitement) ?
- Quels autres outils ais-je à disposition ? (GED, CRM, scanner, LAD RAD) Sur quel périmètre sont-ils efficaces ou inefficaces ?
Le courrier est scanné dès son arrivée dans l’entreprise
Le courrier devrait donc être disponible dans la GED, le CRM ou autre outil de processus métier afin que les équipes de gestions puissent trouver tout document à même de débloquer un dossier pour lequel un justificatif manquant bloquerait le traitement métier.
Ouverture des enveloppes
Est-ce la même équipe qui qualifie le courrier ? Quel est mon coût d’ouverture ? Est-ce que l’ouverture tiens dans la journée de travail ?
Création de lots de courrier
Le plus souvent le courrier physique est archivé pour preuve légale : le courrier dématérialisé sous forme de PDF n’est utilisé que pour la gestion et les outils informatiques.
Pour cette raison le courrier original doit pouvoir être retrouvé dans une archive physique, dont le plan de classement est souvent lié au courrier dématérialisé par le bais d’un numéro de lot physique.
Cela consiste à regrouper les courriers par lot de 50 ou 100 courriers.
Séparateur de documents
Que vous utilisiez des lots ou non, le second problème à résoudre sera de savoir retrouver l’ensemble des pages contenues dans une même enveloppe.
En effet l’utilisation d’un scanner page par page n’est pas très rapide et l’on souhaite le plus souvent scanner tout un lot de courriers. Il faut donc un repère pour savoir à quel moment on change d’enveloppe.
Pour cela tout dépend du matériel de numérisation : seul du matériel professionnel pourra réaliser cette étape efficacement, mais certains nécessiteront un séparateur physique sous forme d’une page imprimée préalablement et contenant un code barre : c’est donc une étape couteuse mais facile.
Des solutions beaucoup plus chères (ex Scanner OPEX) pourront réaliser ce découpage en identifiant l’enveloppe (ce qui a la bonne idée de ne pas générer de surcout et de conserver la date de la poste dans le PDF).
Une solution comme ALADiN sait également utiliser un PDF de plusieurs pages et le découper par émetteur.
Indexation du courrier
Lorsque tous vos courriers sont numérisés ils doivent ensuite être qualifiés. Cette phase d’indexation permet d’identifier l’émetteur (qui ?) et de catégoriser sa demande (quoi ?).
Les outils réalisant ces opérations sont généralement appelés LAD RAD.